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留学浙外
外事接待申办流程
2014-10-4 9:23:30

审批程序
1. 际交流与合作处(以下简称“国际处”)是学校外事接待工作的归口管理部门。凡属学校主请或上级部门安排的国外人士(以下简称“外宾”)来校访问,由国际处负责申报并安排接待活动。

2. 各部门、学院(部)、直属单位(以下简称“接待单位”)邀请外宾来校参加公务活动的,应在外宾来校前一个月提交《浙江外国语学院外事接待申请表》(附件)至国际处审核。

3. 如有外宾来校做文化社科类讲座,须提前一个半月经国际处将讲稿交宣传部审核。接待单位在安排外事接待时,须严格遵守事前申报、事后报告的原则。未经核准,不得邀请外宾来校从事公务活动。如外宾需我校协助办理来华签证的,接待单位应提前两个月向国际处递交《申请表》并提供以下纸质材料:护照复印件、个人中外文简历、学位证书复印件及翻译件、2 寸证件照、以往来华的签证记录等。外宾来校担任客座教授、名誉教授或学科带头人等的,需先征得校有关职能处室同意。

接待程序
1. 要在尊重来宾意愿且不妨碍学校日常工作的基础上拟定接待方案,包括具体的日程安排、人员分工、食宿交
通等。接待单位独立负责的外事接待须提前一周将接待方案交国际处备案。如需校领导出席活动并致辞的,一并提供发言稿。接待活动如涉及其他部门,由接待单位牵头联系。

2. 重视安全保卫工作。重要活动应提前一周通知保卫处。外宾如需入住校内宾馆,应在下榻后24 小时内前往
社区派出所办理临时住宿登记。

3. 按“身份对等”原则分级安排接待领导。如外宾担任重要职务或代表国(境)外重要机构,由国际处联系系有关校领导出面接待。应学院、部门或直属单位邀请来校参加各种学术交流和专业会议的外宾,原则上由邀请单位领导出面接待。

4. 接待过程中要遵守外事纪律和有关保密规定,注意工作礼仪,守时守信,尊重外宾的文化习惯和价值取向。
如需临时调整行程安排,应事先征得外宾同意,并通知国际处和相关接待人员。

5. 接待任务完成后三天内,接待单位应起草新闻稿,连同活动照片报宣传部审核后上校园网。如有重要会谈,须在活动结束后提交会议纪要至国际处备案。


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